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1. 行政書士業務の特徴と課題
行政書士業務は、単発での取引が多く、顧客と継続的な関係を築くのを難しいと感じる方が多いです。こうした課題に取り組むには、以下を意識することから始めましょう。
行政書士業務の特徴と課題
(1)スポット業務が多い
行政書士は、許認可申請や相続手続き、契約書作成など、一回限りの依頼が多い業種だといえます。これらの業務は、顧客との接点が短期間に限られ、業務完了後の接点は少なくなります。
そのため、一度依頼を受けた顧客に対し、次回以降も依頼してもらえる関係を築く必要があります。
(2)継続的な顧客をつかむ難しさ
行政書士が継続的に顧客を得るには、単発でのサービス提供にとどまらず、顧客との信頼関係を構築する必要があります。顧客が再び困りごとに直面したときに真っ先に思い浮かべてもらえるのがあなたになるように、相手の心に残る対応が求められます。
特に、行政書士は専門的な業務を取り扱うことから、顧客が事務所を探す際は「信頼できる相談相手」として選んでもらえるのが理想です。
(3)一度きりで取引を終わらない戦略
アフターフォローの重要性
業務が完了した後も、定期的にフォローアップを実施することでリピーターになってもらえる可能性が高まります。例えば、手続き後の進捗報告や、関連業務のご案内により、次回の依頼を得やすくなります。
リレーションシップマーケティング
顧客が行政書士を選ぶ基準の一つは「信頼」です。自分の顔と名前を覚えてもらうために、少しずつ情報を提供し、顧客自身に価値を感じてもらうことが大切です。誕生日カードや季節の挨拶をお送りすることで、「人として」信頼を積み重ねましょう。
これらの課題を乗り越えるには、取引を一度きりから継続的な関係に変える戦略が不可欠です。そのためには、顧客との接点を増やし、信頼を得ていく方法を考える必要があります。
2. リピーター獲得のための施策
リピーター獲得のために、以下の施策がお勧めです。
1. 定期的なフォローアップ
(1)ニュースレターの発行
季節や月ごとに、行政書士業務に関連する有益情報やニュースを提供するニュースレターをお送りすることで、顧客と接点を増やします。これにより「頼りになる専門家」としての位置づけが強化され、リピート率の上昇や紹介の可能性を高めることができます。
内容例：
- 行政書士業務に関連した法改正情報
- よくあるトラブルや誤解の解消方法
- 新たに取り扱うサービスや料金体系の案内
- 顧客が関心を持ちそうな専門的なコラムやヒント
(2)誕生日カードや季節の挨拶
顧客の誕生日や年末年始など、季節ごとの挨拶を手書きのカードや小さなプレゼントを添えてお送りすることで、互いの関係をより身近に感じてもらえます。こうしたささやかな心遣いが「次回も頼みたい」と感じてもらう契機になることもあるのです。
例：
年末年始に「今年（昨年）もお世話になりました」と一言添え、顧客に関する有益情報や無料相談を案内する。
ただし、お客様によってはかえって気を遣わせることもありますので、よく相手を観察し、対応するようにしましょう。
(3)SNSでの情報提供
FacebookやInstagram、X、LinkedInなど、顧客と接点を持てるSNSを活用し、業務に関する情報や専門的な視点から顧客にとって有益なアドバイスを投稿します。定期的な配信により相手はあなたを忘れることがなく、再度依頼したいと思ってもらえる可能性が高まります。
2. 業務後のフォローアップで信頼関係を強化
1.業務完了後のアンケート
業務が完了するタイミングで、簡単なアンケートをお願いして顧客の満足度を確認しましょう。アンケートの結果を踏まえ、顧客が求めるサービスの追加や改善を行い、再度依頼してもらえるよう心がけます。
「次にやるべき手続き」や関連サービスの案内
業務完了時には、次に必要になる可能性がある手続きをご案内することで、顧客の役に立てることも多いです。例えば、相続手続きを承った顧客に対し、次の相続に役立つアドバイスを提供すると、今度は違う方向から、再びお手伝いをさせてもらえることがあります。
再度依頼が必要になる状況を予測して提案
一度依頼された業務の終了後、一定期間が経過した後において、「もう一度確認が必要な事項」や「更新・届出が必要な書類」などをリマインドすることで、新たにお手伝いさせてもらえることがあります。特に、許認可関係や更新手続きが必要なものに関しては、顧客本人も忘れることが多く、定期的なリマインドが喜ばれることも。
こうした施策を通じ、顧客との関係を一度きりで終わらせず、中長期的なリレーションシップを築きましょう。
3. 紹介案件の促進方法
ここでは、紹介を促す特典や感謝の伝え方、シンプルな仕組み作りについて詳しく見ていきます。
1. 紹介特典や感謝の意を伝える方法
1-1. 紹介特典を設定する
紹介を促すには、紹介者に特典を用意すると非常に効果的です。特典は金銭に限らず、モノやサービスでも構いません。
| 1 | 金銭的特典 | 例：紹介された顧客が契約に至った場合、紹介者に1,000円～5,000円のギフト券を提供する 紹介者の次回サービスを10%割引にする など |
| 2 | サービス特典 | 紹介者には「次回の手続き時に無料相談を提供」や「契約内容の見直しサービスを提供」といった形で、無料の付加価値サービスを提供します。 例：相続業務を依頼された場合、次回は無料で遺言書作成のアドバイスを行う など |
1-2. 感謝の意をしっかり伝える
紹介を促すには、感謝の意を伝えることが大切です。以下の方法を実践しましょう。
| 1 | 手書きのカードやメールで感謝を伝える | 「紹介してくださってありがとうございました」という内容の感謝カードをお送りします。 手書きで一言添えることで、感謝の気持ちが伝わりやすくなります。 例：「○○様、いつもお世話になっております。先日は、○○さんをご紹介いただきありがとうございました。おかげさまで新たなご縁が生まれ、心より感謝しております。」 |
| 2 | 電話で感謝を伝える | 紹介者にお礼の電話をかけ、紹介してくださったことへの感謝の気持ちを直接お伝えすることで、関係が深まります。 |
2. 口コミや紹介を促進するためのシンプルな仕組み作り
2-1. 紹介しやすい仕組みを作る
顧客が紹介をしやすいように、シンプルで分かりやすい仕組み作りが大切です。
| 1 | 紹介用のリンクやフォームを作成 | 「紹介用フォーム」をメールやSMSで簡単に送れるよう設定します。 例：紹介したい相手の氏名やメールアドレスを入力するだけで、紹介ができるシステムを整える |
| 2 | 紹介者専用ページを作成 | 事務所のホームページに「紹介者専用ページ」を設置し、簡単に紹介できるようにします。 実際に紹介フォームが送信された場合、自動でお礼メッセージや特典の案内が届くようにしておくとより便利です。 |
2-2. 紹介をお願いするタイミングを逃さない
紹介をお願いするのなら、以下のタイミングが効果的です。
| 1 | 業務完了後 | 顧客の手続きがすべて完了したタイミングで、紹介をお願いするのが最も効果的です。 業務の終了時に、「今回のお手続きは無事に完了しました。○○様のお知り合いに同じような手続きで困っている方がいれば、ぜひご紹介ください。」とさりげなくお願いしましょう。 |
| 2 | 紹介者に感謝特典をお知らせ | 紹介特典をしっかり伝えることで、顧客が紹介しやすくなります。 例：「ご家族やご友人を介していただければ、次回△△を無料でお手伝いさせていただきます」など、 |
2-3. 紹介してもらった際の速やかな対応
実際に紹介してもらった際は、迅速な対応が不可欠です。すぐに紹介者に感謝の意を伝え、紹介を受けた新規顧客には迅速に対応することで、リピーターの獲得や紹介案件増加に繋げることができます。
新規顧客にはとにかく迅速な対応を！
紹介を受けた場合、できる限り迅速に新規顧客に連絡を取りましょう。例えば、「○○様からご紹介いただきました□□様ですね。ご連絡いただきありがとうございます。お手続きの前に、詳細をお伺いさせていただきますので、まずはご都合のよい時間にお電話かメールでご連絡ください」といった形で、丁寧かつ迅速に対応します。
このように、紹介を促すには、特典を設定し、紹介をお願いするタイミングを見逃さず、シンプルな仕組みを作ること、そして迅速な対応を心がけることが大切です。
4. 新規顧客獲得のためのオンライン戦略
ここでは、新規顧客を獲得するために、特に新人にも再現しやすい方法を詳しく解説します。
1. オンラインセミナーの開催
1-1. セミナー内容の決定
オンラインセミナーは、参加者との信頼関係を構築できる良い機会です。
- 「相続手続きの基礎知識」
- 「許認可申請の流れと注意点」
- 「中小企業のための契約書作成のポイント」
- 「行政書士が教える！法人設立のステップ」など
1-2. セミナーの準備と進行
オンラインセミナーの場合、対面でのセミナーに比べ、準備に手間と費用がかからないメリットがあります。
| 1 | 使いやすいプラットフォームを選ぶ | Zoom | 最も一般的なツール 参加者管理や画面共有が容易 |
| Google Meet | 無料で使用でき、Googleカレンダーとの連携も可能 | ||
| Facebook Live | SNSとの連携が強力で、Facebookユーザー向けの集客が簡単 | ||
| 2 | セミナーの構成 | イントロダクション（5分） | 自己紹介とセミナーの目的・内容の説明 |
| メインセッション（20～30分） | 具体的な問題解決やノウハウの提供 | ||
| Q&Aセッション（10～15分） | 参加者からの質問に答える →これにより双方向の信頼関係を築ける | ||
| クロージング（5分） | 今後のフォローアップ方法や次回のセミナー案内 |
1-3. セミナー後のフォローアップ
セミナーを終えた後は、フォローアップが肝です。以下の方法で再度顧客を引きつけましょう。
| 1 | 参加者へのアンケート送付 | セミナーの内容についてフィードバックを求める 「今後取り上げてほしいテーマ」などの質問も加えると、次回セミナーの参考になる |
| 2 | 個別の無料相談の案内 | アンケート配布時に「個別相談をご希望の方はお知らせください」と案内 |
2. 無料相談の実施
2-1. 無料相談を提供する理由
無料相談の場では、顧客に実際のサービスを体験し、価値を感じてもらうことで依頼につなげることを意識します。これにより、顧客は安心してサービスを受けるきっかけづくりになります。
- 「初回30分の無料相談」
- 「相続手続きの無料アドバイス」
- 「法人設立についての無料相談会」 など
2-2. 無料相談の案内方法
無料相談の案内はシンプルで構いません。具体的なアプローチ方法は、以下の通りです。
| 1 | SNSやWebサイトで告知 | SNS（Twitter、Facebook、Instagram）や公式LINEで「無料相談の案内」を定期的に行います。 特にSNSは、手軽に告知でき、広範囲なリーチが期待できます。 例：「今週末、無料相続相談を実施します！ご興味のある方はDMください。」とシンプルな文で告知 |
| 2 | メールマーケティング | 既存の顧客や過去に相談したことがある方に向けて、メールで無料相談を案内します。 例：「○○様、○○月にご相談いただいた件に関して、無料で再度アドバイスをさせていただきます。ご興味があれば、お気軽にご連絡ください。」といった内容です。 |
2-3. 無料相談の進行
無料相談を行う際、以下のポイントを押さえておくと、新規顧客獲得に繋がりやすくなります。
| 1 | 事前準備 | 顧客が相談したい内容を事前に把握し、効率よく問題解決できるように準備します。 相続相談の場合、相続人や財産の状況を事前に送ってもらうなど情報収集を行うことで、相談時のご案内がスムーズです。 |
| 2 | 相談時 | 初回相談では、特に相手の悩みをしっかりと聴き、解決策を提供します。 |
| 3 | 次のステップを案内 | 無料相談後には、「もし今後さらに詳細な手続きが必要であれば、こちらのプランでサポートさせていただきます」と案内し、有料サービスへの誘導を行います。 |
オンラインセミナーと無料相談は、事前の準備と適切なフォローアップを行うことで、新規顧客の獲得に繋げることができます。
5. 成功事例と実践計画
実例として、以下の成功事例をご紹介します。
成功事例：オンラインセミナーと無料相談を活用した新規顧客獲得
事例1：税理士事務所のオンラインセミナー
| 背景 | 税理士法人Aがオンラインセミナーを開催し、無料で税務に関する基礎知識を提供する施策を実施。 特に、創業者や中小企業経営者向けに「税務の基本」をテーマとするセミナーを行った。 | |
| アクション | 事前 | SNSでオンラインセミナーを告知。 →ターゲット層に広く情報を届けた。 |
| セミナー後 | 無料相談の場を提供。 →個別の税務相談へと誘導。 | |
| 定期 | 相談を通じ、顧客の具体的なニーズを把握。 →必要なサービスを提供。 | |
| 成果： | セミナー参加者から実際に新規顧客を獲得。 無料相談に繋げたことで、顧客との信頼関係を築き、その後の契約に結びつけることができた。 オンラインセミナーによるリード獲得数が増加。 毎月定期的にオンラインセミナーを開催することで、安定した新規顧客獲得に成功。 | |
事例2：行政書士事務所の無料相談を通じた顧客獲得
出典：行政書士業界の実践例
| 背景 | 行政書士事務所Bは、相続手続きに関する無料相談をオンラインで提供し、顧客獲得に成功した。 | |
| アクション | 事前 | SNSやメールリストを活用し、相続関連の問題を解決する無料相談の告知。 |
| 無料相談後 | 必要な書類作成や申請手続きのサポートを提案し、契約に結びつけた。 | |
| 定期 | フォローアップとして、顧客に対し定期的に相続に関する法改正情報などを提供 | |
| 成果： | 無料相談をきっかけに新規顧客を獲得し、その後の手続き依頼に繋がった。 顧客満足度が高く、リピーターや紹介も生まれた。 | |
具体的な行動計画
成功事例をもとに、実際に行動計画を立て実行しましょう。以下に、行動計画の例をご紹介します。
1週間目：準備と告知
| Day | 項目 | 例 |
|---|---|---|
| 1 | セミナー・無料相談のテーマ決定 | 「相続手続きの基本」 「許認可申請の流れ」など |
| ターゲットを明確にする | 30代～40代の会社員 創業者、中小企業経営者 など | |
| 2 | 使用するオンラインプラットフォームを選定 | Zoom Google Meet Facebook Live など |
| SNSでセミナーや無料相談の告知 | Facebook X TikTok など | |
| メールリストを活用し、既存顧客や過去の顧客に案内を送信 | ー | |
| 3 | 無料相談の申し込みフォーム作成 | Googleフォーム Typeform など |
| オンラインセミナーのスライドや資料を準備 | ー | |
| 4~5 | SNSで再度告知し、ターゲット層にリマインダーを送る。 オンラインセミナーのリハーサルを行い、進行スムーズに進める準備。 | |
2週間目：オンラインセミナー実施
| Day | |
|---|---|
| 6～7 | オンラインセミナーを実施（約30分～1時間で進行）。 →参加者に「無料相談」の案内を実施。 |
| 8～9 | 参加者からの質問に対して、セミナー終了後にフォローアップメールを送る。 無料相談を希望する参加者に対して、具体的な日程を調整。 |
| 10～14 | 無料相談を実施。 →顧客のニーズを聞き取り、必要な手続きを提案。 無料相談後に、具体的な契約内容や次のステップを提案。 |
3週間目以降：フォローアップとリピーター獲得
| Day | 内容 |
|---|---|
| 15～21 | 無料相談後、進捗状況を定期的にフォローアップ。 顧客に「次回の手続きに関する案内」を送信。 必要なサポートを提案し、契約を締結。 |
| 21～30 | セミナー参加者へのアンケートを送信し、フィードバックを収集。 →次回に向け、改善点を把握。 リピーターを増やすために、顧客満足度調査を実施。 →今後のサービス改善に役立てる。 |
終わりに
行政書士として新規顧客を獲得し、リピーターを増やすには、信頼関係の構築と、顧客との継続的なコミュニケーションが不可欠です。オンラインセミナーや無料相談をうまく活用し、業務の認知度を高め、顧客の心をつかみましょう。
リピーター獲得戦略について、一度に大きな変化を求めるのではなく、地道な成果を積み重ねる思考が大切です。善は急げ、です。成功は、あなたの手中にあります。あとは、次の一歩を踏み出すだけで、顧客獲得の道が開けるはずです。
さあ、今すぐ行動を起こしましょう！
FAQ：行政書士業務のリピーター獲得と新規顧客促進
Q1: 行政書士業務の課題は何ですか？
A1: 行政書士業務はスポット業務が多く、顧客との関係が一度きりになることが大きな課題です。継続的に依頼を得るには、信頼関係の強化と、またお願いしようと思っていただけるサービス、依頼しやすい仕組作りが大切だと考えています。もちろん、顧問契約など継続的な契約を得るのも有効です。
Q2: リピーターの獲得に必要なものはなんですか？
A2: リピーターを獲得するには、定期的なフォローアップが必要だと考えています。月並みですが、ニュースレターや季節のご挨拶など、顧客との接点を増やし、少しずつ信頼関係を築き、困ったときに思い出してもらえる確率を高めることが一番だと思っています。当然のことながら、業務後のフォローアップは必須です。
Q3: 紹介案件をもらう方法はありますか？
A3: 紹介案件をもらうには、紹介特典を設けるのが有効だと考えています。特典とは別に、紹介してくださった方に感謝の気持ちを持ち、きちんとお伝えすることも忘れずに。シンプルな仕組みが作れる、顧客も紹介しやすくなりますので、自然と紹介案件が増えていきます。
Q4: 紹介特典は何を設定すれば良いですか？
A4: 結論から言うと、紹介者が「特典」だと感じられるものなら何でもOKです。―とはいえ、はじめは迷いますよね。
一般的な紹介特典には、金銭的な報酬やサービスの割引、無料相談など、顧客が魅力を感じやすいものを特典として提供することが多いです。紹介することで顧客にメリットをもたらすと感じてもらえる仕組み作りが重要です。
Q5: 新規顧客を獲得するためにオンラインはどう活用すべきですか？
A5: 新規顧客の獲得には、SEOやSNSを活用した集客が有効です。また、無料相談やオンラインセミナーの実施により、あなたやサービスの認知度向上を目指し、顧客との接点を広く大きくしましょう。セミナーについて、実施するだけでなく、その後の個別相談へと誘導し、依頼に繋げることを意識すると良いでしょう。
Q6: オンラインセミナーではどんなテーマを選べば良いですか？
A6: オンラインセミナーのテーマは、あなたの専門性を活かせること、ターゲット層が関心を持つであろう内容とが重なるものを選べると良いですね。例えば、あなたがIT業界に長く従事していて、ターゲットが相続関連に関心を抱くとすれば、デジタル遺品の処分方法や相続関連の電子手続きなどが考えられます。
Q7: 成功事例はありますか？
A7: はい、あります。筆者の身近な成功事例として、税理士法人A様や行政書士事務所B様が実施したオンラインセミナーや無料相談により、新規顧客の獲得が加速した事例があります。このことから、無料相談の実施は顧客のメンタルブロック解除に、適切なフォローアップは信頼関係の構築にそれぞれ有効だと考えています。
Q8: 新規顧客獲得のためにはどう行動すれば良いですか？
A8: 一言で言うなら「とりあえず、動け」です。具体的には、オンラインセミナーや無料相談を計画し、SNS等で宣伝・告知して参加者を募ること。セミナー実施後に個別相談へと誘導し、できる限り真摯に向き合い、信頼してもらうこと。そこから依頼に繋げ、更にリピーターやご紹介をいただくには、適切かつ定期的なフォローアップが効果的だと思います。
Q9: 新規顧客の獲得とリピーターの獲得、どちらに重点を置くべきですか？
A9: 時期によりますが、新規顧客が獲得できなければリピーター云々の話にはなりませんよね。ですので、まずは新規顧客の獲得から考えてはどうでしょう。そこで信頼関係を築き、初めて、「おかわり」の依頼を促すことを考えてみませんか。ご新規様にリピーターになってもらうには、誠実な対応と継続的なフォロー、適切な距離感が大切です。
Q10: フォローアップの方法として具体的には何がありますか？
A10: フォローアップ方法として、ニュースレターや誕生日カードの送付、定期的な業務進捗の報告、法改正や新サービスのご案内などが考えられます。また、業務完了後には、顧客に必要となるであろう関連手続きにご案内をするのも有効です。
