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当ページでは、定款の原本証明が必要な場面と証明方法を解説します。
Contents
定款の原本証明とは
定款の原本証明とは、会社が保有する原本の代わりに写し（コピー）を用意した際、その内容が原本と相違ないことを証明することを指します。
定款の原本証明が必要な場面
定款の原本証明が必要な理由は、提出先が「現行の定款（最新版）」を確認する目的で定款の提出を求められるのに対し、会社側は原本を保管する義務を負っているため、原本を提出することができないためです。
具体的には、下記の場面で求められることになります。
- 法人を設立した場合
- 金融機関で法人口座を開設する場合
- 許認可を申請する場合
- 補助金・助成金を申請する場合
1. 法人を設立した場合
法人を設立した際、設立から2か月以内に税務署に届出を行う必要があります（法人税法 第148条）
この際に求められる添付書類には「写し」と記載があるため、定款の写しを提出する際に原本証明を行います。
必ずしも求められるわけではないため、事前に確認しておくと安心です。
2. 金融機関で法人口座を開設する場合
金融機関において、法人名義で新規口座を開設する場合、定款の原本証明が必要となります。
新規口座の開設に必要な書類は金融機関ごとに異なりますが、企業として活動目的等を判断するため、ほぼすべての金融機関で求められると考えてもらって間違いないかと思います。
他にも、事業として成立していることを証明するため、取引内容が分かる書証等を求められる場合があります。
3. 許認可を申請する場合
事業内容により、国・都道府県等の許可を必要とする場合があります。
この際、法人の事業目的等を証明するため、定款の写しを求められるのが一般的で、原本証明が必要なこともあります。
全ての許認可で原本証明が必要なわけではないため、事前に確認しましょう。
4. 補助金・助成金を申請する場合
補助金・助成金を申請する際、添付書類に定款が含まれます。
この場合、対象事業と企業の事業目的が一致しているかを確認する目的で提出を求められるため、原本証明が必須ではない場合もあります。
他の場面と同様、事前に原本証明の要否を確認しましょう。
原本証明の方法
原本証明は、下記の流れで行います。
1. 定款の写しを作成
現行定款の全てのページをA4サイズ・白黒にて、「片面印刷」します。
両面印刷で差し支えない場合もあるかもしれませんが、公的な書類として、片面印刷が無難でしょう。
2. 原本証明の文言を記載
最後の余白部分、または 書類の裏面に下記の事項を記載します。
- 「原本と相違ないことを証明する」旨
- 証明年月日
- 法人の名称
- 本店所在地
- 代表者名
コピーを順番通りに並べ、左側を2箇所ホッチキスで留めたら、製本テープで装丁します。
製本テープと定款本体部分にかかるよう、法人の代表者印にて契印します。特に指定がなければ、表裏両面に契印しましょう。
会社名、代表者名はゴム印でも構いませんが、代表者印を忘れないよう注意しましょう。
電子定款の場合
電子定款の場合、電子データをプリントし、製本したものに、紙定款と同様の工程を施したものを提出します。
原始定款が必要な場合は、定款の認証を受けた公証役場に「同一情報の提供」を請求し、1,000円前後で交付を受けられます。
定款の原本証明が必要な場面、証明方法まとめ
当ページでは、定款の原本証明が必要な場面、正面方法を解説しました。
